Politique de confidentialité

En tant qu’organisation, la collecte, l’utilisation et le partage d’informations sont des aspects centraux de nos activités quotidiennes. Qu’il s’agisse de promouvoir notre communauté, de gérer des transactions ou de communiquer avec nos résidents, la confidentialité et la sécurité des données personnelles restent notre priorité. Nous nous engageons à respecter les normes éthiques les plus strictes en traitant vos données personnelles avec le plus grand soin et le plus grand respect.

Notre politique de confidentialité des données des clients vise à clarifier nos méthodes de collecte, d’utilisation, de divulgation et de conservation des informations personnelles que vous nous confiez. En interagissant avec notre société, que ce soit en ligne via notre site web, en participant à nos événements ou en nous contactant par e-mail, en personne ou par téléphone, vous acceptez que vos données personnelles soient traitées conformément aux directives décrites dans cette politique de confidentialité ;

Vous autorisez également notre municipalité, ainsi que nos partenaires et prestataires de services, à utiliser vos données personnelles aux fins exposées.

Veuillez noter que notre politique de confidentialité des données des clients ne s’applique pas aux sites web de tiers qui peuvent être liés au nôtre. Nous ne sommes pas responsables des pratiques de ces sites externes en matière de protection de la vie privée. Nous vous conseillons de lire leurs politiques de confidentialité avant de leur soumettre vos données personnelles.

 

COLLECTE DE DONNÉES SUR LES CLIENTS : NATURE ET UTILISATION

En tant qu’organisation axée sur la fourniture de services aux résidents et aux visiteurs, nous attachons la plus grande importance à la transparence et à la responsabilité dans la gestion des données personnelles de nos clients. Nous nous engageons à ne collecter que les informations nécessaires à l’amélioration de nos services et à l’optimisation de l’expérience de nos clients. Voici les catégories de données que nous pouvons collecter :

Informations de contact : Nous enregistrons des informations telles que les noms, les adresses postale et électronique, les dates de naissance et les numéros de téléphone afin de faciliter la communication et la gestion des relations avec les clients.

Historique des transactions : Détails relatifs aux achats, aux factures et aux informations financières, telles que les méthodes de paiement ou les comptes bancaires, qui nous permettent de traiter les transactions.

Consentement : Nous recueillons le consentement pour le traitement de vos données lorsque cela est nécessaire.

Services fournis :  Nous conservons des informations sur les services que vous avez utilisés afin d’en contrôler la qualité et de proposer des améliorations personnalisées.

Préférences marketing : Vos choix en matière de communication, ainsi que vos commentaires dans le cadre d’enquêtes, nous aident à personnaliser nos services.

Utilisation du site web : Nous analysons la façon dont vous interagissez avec notre contenu en ligne pour améliorer nos plateformes.

Recrutement : Si vous postulez un emploi chez nous, nous traiterons vos données de candidature exclusivement à cette fin.

Informations sensibles : Suite à votre consentement explicite, nous ne traitons que des catégories spéciales de données personnelles sensibles lorsque cela s’avère pertinent et avec des garanties appropriées.

Autres données personnelles : Toute information supplémentaire que vous choisissez de partager avec nous.

Nous ne collectons pas sciemment d’informations personnelles auprès de personnes âgées de moins de 14 ans. Si vous êtes mineur, vos données ne doivent nous être communiquées qu’avec le consentement d’un parent ou d’un tuteur légal. Si nous découvrons que ces données ont été collectées sans le consentement approprié, nous prendrons les mesures qui s’imposent. Dans ce cas, nous prendrons les mesures nécessaires pour les supprimer de nos systèmes.

 

COMMENT OBTENONS-NOUS VOS DONNÉES PERSONNELLES  ?

Notre société acquiert vos données personnelles principalement auprès de vous et par le biais des différents points de contact que nous partageons. Les données sont collectées dans les situations suivantes :

  • Au cours du processus d’enregistrement ou d’abonnement à nos services ou à nos bulletins d’information ;
  • Lorsque vous participez à nos promotions, concours ou événements spéciaux ;
  • Lorsque vous effectuez un achat ou une transaction financière avec notre municipalité ;
  • Si vous participez à notre programme de fidélité ou à des enquêtes destinées à améliorer nos offres,
  • Lors de la prestation de nos services, que ce soit par téléphone, en personne, en ligne ou par le biais de notre service après-vente ;
  • Lorsque vous nous contactez directement, que ce soit par courrier électronique, par téléphone ou par l’intermédiaire de notre site web ;

Nous collectons également des données accessibles au public ou publiées sur des plateformes en ligne, y compris sur notre site web.

 

UTILISATION DE VOS INFORMATIONS PERSONNELLES

Voici les différentes façons dont nous pouvons utiliser vos informations personnelles, toujours avec votre consentement ou sur une base juridique appropriée, en précisant dans chaque cas les finalités de cette utilisation :

  • Fournir et optimiser nos services, gérer nos opérations, honorer nos engagements contractuels et assurer la performance de nos services dans le cadre des accords conclus avec vous.
  • Assurer le paiement de nos services, y compris en recourant à des agences de recouvrement ou à des actions en justice pour récupérer les sommes dues.
  • Respecter nos obligations légales et réglementaires et nos politiques de gestion des risques.
  • À des fins de marketing et de développement commercial, en particulier pour vous informer de nos nouveaux services et développements au sein de la municipalité et de la région, et pour vous inviter à des événements si vous avez choisi de recevoir de telles communications.
  • Pour prévenir la fraude et effectuer d’autres contrôles de conformité, comme l’exige la législation ou la réglementation applicable, ou selon les meilleures pratiques – des informations fausses ou inexactes ou des cas de fraude réels ou suspectés peuvent être partagés avec des agences de prévention de la fraude et peuvent être enregistrés par nous ou par ces entités.
  • Pour améliorer votre expérience d’utilisateur sur nos plateformes numériques, assurer la pertinence du contenu et adapter de manière optimale la présentation de notre site web à vous et à votre appareil.
  • À des fins de recherche et de développement, y compris la sécurité, pour effectuer des analyses afin de mieux comprendre les besoins de nos utilisateurs et d’affiner nos offres de services et de marketing.
  • Pour le recrutement, pour traiter les candidatures et d’évaluer l’adéquation des candidats aux profils recherchés au sein de notre entreprise.
  • Faire respecter nos droits, satisfaire à nos obligations légales ou réglementaires en matière de divulgation, ou protéger les droits de tiers.

Nous nous engageons à n’utiliser vos informations personnelles qu’aux fins légitimes pour lesquelles elles ont été collectées ou à des fins compatibles avec ces dernières, conformément aux attentes de la loi 25 et à notre politique de protection de la vie privée.

 

PARTAGE DES INFORMATIONS PERSONNELLES : CADRE ET GOUVERNANCE

Notre société s’engage à gérer les informations personnelles avec la plus grande diligence. Nous ne partageons ces informations que dans le cadre strict de nos activités et avec des parties sélectionnées, comme suit :

Partenaires et affiliés : Vos données peuvent être transmises à des entités partenaires uniquement pour fournir les services demandés, sous réserve de votre consentement explicite et dans le respect de leur finalité initiale.

Fournisseurs de services externes : Nous faisons appel à des fournisseurs tiers pour divers services opérationnels (par exemple, gestion des relations avec la clientèle, analyse des données, soutien informatique). L’accès à vos données est strictement limité à ce qui est nécessaire à l’exécution de leurs tâches, et ils sont contractuellement tenus de respecter la confidentialité de vos informations.

Autorités légales : Par la législation en vigueur, nous pouvons être tenus de divulguer des informations personnelles aux autorités compétentes ou de satisfaire à des obligations légales telles que des demandes judiciaires.

Notre organisation utilise également des plateformes tierces pour fournir du contenu et des offres promotionnelles. Ces plateformes peuvent utiliser des cookies ou des technologies similaires pour collecter des informations sur votre comportement de navigation afin de vous proposer des publicités adaptées à vos centres d’intérêt. Vous avez un contrôle total sur ces cookies et pouvez les gérer via les paramètres de votre navigateur.  ;

 

PÉRIODE DE CONSERVATION DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

Notre municipalité s’engage fermement à ne pas conserver les données à caractère personnel au-delà de la période nécessaire pour atteindre les objectifs définis dans notre politique de protection de la vie privée ou conformément à la législation en vigueur. Les critères que nous appliquons pour déterminer les périodes de conservation sont les suivants :

  • La durée de notre relation avec vous, y compris toute demande de service.
  • L’existence d’une obligation légale à laquelle nous sommes soumis, telle que les exigences en matière d’enregistrement fiscal ou d’autres directives réglementaires qui imposent la conservation des données pendant une certaine période.
  • Si la conservation est souhaitable pour notre position juridique, par exemple pour respecter les délais de prescription applicables aux actions en justice ou pour les audits internes et externes.
  • Lorsque les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées conformément à la loi, elles sont soit supprimées, soit rendues anonymes en toute sécurité.
  • Si vous souhaitez obtenir de plus amples informations sur la période spécifique pendant laquelle vos données à caractère personnel seront conservées ou sur les critères utilisés pour déterminer cette période, n’hésitez pas à nous contacter aux coordonnées indiquées dans la section « Comment nous contacter » de la présente politique.

Nous vous assurons que vos données personnelles sont gérées avec le plus grand soin et qu’elles sont constamment alignées sur les obligations légales et les meilleures pratiques en matière de protection de la vie privée.

 

LOCALISATION ET GESTION DES DONNÉES PERSONNELLES

Notre entreprise applique des méthodes rigoureuses au stockage des données personnelles. Voici comment nous procédons :

Stockage et sécurité des données :

Les données personnelles sont stockées soit dans nos bases de données sécurisées sur site, soit auprès de fournisseurs de services de stockage de données externes avec lesquels nous avons conclu des accords de confidentialité stricts. Ces données sont stockées dans des environnements dont l’accès est contrôlé et sont protégées par des protocoles de sécurité conformes aux normes de l’industrie.

Emplacement physique :

Nos principaux serveurs sont situés dans un centre de données sécurisé au Québec. Pour assurer la redondance et la disponibilité des données, nous pouvons également utiliser des serveurs de secours situés dans d’autres provinces ou pays, tout en respectant les exigences de la loi 25 sur la protection des renseignements personnels.

Transferts internationaux :

Lorsque des données personnelles sont transférées hors du Québec, nous procédons à une évaluation des incidences sur la vie privée (EIVP) afin de nous assurer que le niveau de protection offert est conforme à nos normes élevées de confidentialité et aux exigences légales du Québec. Nous prendrons toutes les mesures nécessaires pour garantir que vos données sont gérées en toute sécurité et conformément à notre politique de confidentialité.

Nous sommes transparents quant à nos pratiques de gestion des données et restons à votre disposition si vous avez des questions ou des inquiétudes concernant l’endroit où vos données personnelles sont stockées ou les garanties que nous appliquons. Pour plus d’informations, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées figurant dans notre section contact.

 

SÉCURISATION DES INFORMATIONS PERSONNELLES

Dans notre entreprise, la protection de vos informations personnelles est une priorité absolue. Voici les stratégies que nous mettons en œuvre :

Mesures de sécurité appliquées :

Nous appliquons des normes de sécurité reconnues et éprouvées pour protéger les informations personnelles qui nous sont confiées. Ces mesures comprennent des protocoles de sécurité physique et électronique visant à protéger les informations contre la destruction, la perte, l’altération, la divulgation, l’accès ou le traitement non autorisé.

Prévention et gestion des incidents :

Des procédures strictes sont en place pour prévenir toute atteinte à la sécurité des informations. Notre personnel est formé pour reconnaître et répondre efficacement à toute atteinte à la sécurité des données. En cas d’incident de sécurité, nous nous engageons à réagir rapidement afin de minimiser tout impact potentiel et de notifier les parties concernées, conformément à nos obligations légales.

Accès limité :

L’accès aux informations personnelles est strictement limité au personnel dont les fonctions requièrent ces informations. Des contrôles d’accès stricts sont mis en œuvre pour empêcher tout accès ou partage non autorisé des données.

Assurance et gestion des risques :

Bien qu’aucun système de sécurité ne soit infaillible, nous nous engageons à mettre en œuvre et à maintenir des mesures de précaution pour garantir la sécurité de vos informations personnelles. Supposons que nous identifiions une faille de sécurité affectant vos informations. Dans ce cas, nous vous en informerons sans délai et prendrons toutes les mesures correctives nécessaires.

Nous nous engageons à conserver la confiance que vous nous accordez en protégeant vos informations personnelles. Si vous avez des questions ou des inquiétudes concernant la sécurité de vos informations, veuillez nous contacter en utilisant les moyens fournis dans notre section de contact.

 

LES PRÉROGATIVES INDIVIDUELLES EN MATIÈRE DE DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

Chaque individu dispose de prérogatives spécifiques en vertu de la réglementation en vigueur sur la protection des données à caractère personnel :

Droit de vérification : le droit de vérifier l’existence d’un traitement de ses données personnelles et d’en obtenir l’accès. En vertu des dispositions légales, et éventuellement moyennant le paiement d’une somme modique, il est possible de demander une copie des informations personnelles détenues et d’autres détails pertinents.

Droit à l’exactitude: l’entreprise a l’obligation de veiller à ce que ses informations soient exactes, complètes et à jour afin d’éviter toute information erronée ou obsolète.

Droit de rectification:  la possibilité de demander la correction de données personnelles erronées ou incomplètes.

Droit de désindexation : le droit d’exiger que la diffusion des données personnelles, ou la suppression des liens hypertextes associés à leur nom, cesse si cette diffusion cause un dommage ou est illégale.

Droit à l’anonymisation: la possibilité de demander que les données à caractère personnel soient transformées en données anonymes qui ne seront utilisées qu’à des fins légitimes et sérieuses, telles que la conservation de documents en vue d’éventuels contrôles fiscaux.

Droit à l’information sur les décisions automatisées : d’être informé en cas de décision prise sur la base d’un procédé automatisé.

Droit à l’information et au contrôle des technologies de suivi : être informé de l’utilisation des technologies de suivi ou de profilage et des options disponibles pour les contrôler ou les désactiver.

En outre, il est possible de déposer une plainte auprès de l’autorité compétente en matière de protection des données, que ce soit dans la juridiction où la personne réside, dans celle où l’entreprise est située ou dans celle où une violation des lois sur la protection des données est présumée avoir eu lieu (au Québec, il s’agit de la Commission d’accès à l’information).

Pour activer ces droits, veuillez nous contacter en utilisant les moyens spécifiés dans la section « Comment nous contacter ».

 

UTILISATION DE COOKIES ET DE TECHNOLOGIES SIMILAIRES

Notre société utilise des cookies et des technologies similaires pour améliorer votre expérience en ligne et comprendre comment vous utilisez notre site web. Ces technologies nous permettent de personnaliser nos services, d’assurer la sécurité de notre plateforme, de mesurer l’efficacité de nos campagnes publicitaires et d’effectuer des analyses globales du trafic sur notre site.

 

COMMUNICATION AVEC NOTRE MUNICIPALITÉ

Si vous avez des questions, des commentaires ou des plaintes concernant notre politique de confidentialité, ou si vous souhaitez exercer vos droits concernant vos données personnelles, notre responsable de la protection de la vie privée est à votre disposition. Pour déposer une plainte ou demander des informations sur la manière dont nous gérons les données avec nos partenaires, vous pouvez le contacter aux coordonnées suivantes :

 

Eric Rochon
Municipality of Mansfield
314 rue Principale
Mansfield, QC
J0X 1R0
Telephone: 819-683-2944
E-mail: mansfield@mrcpontiac.qc.ca

 

 

MISE A JOUR DE NOTRE POLITIQUE DE CONFIDENTIALITE

Nous nous réservons le droit de modifier notre politique de confidentialité. Des changements peuvent intervenir en réponse à l’évolution des pratiques, des offres de services ou des exigences légales. Nous vous encourageons à consulter régulièrement ces politiques lorsque vous visitez notre site web afin de rester informé de la manière dont nous protégeons vos informations personnelles.

La version actuelle de notre politique a été révisée le 26 mars 2024.

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